REGULAMENTO PARA A CONFECÇÃO DE ATAS DOS CONCÍLIOS DA IPB
[Aprovado pela resolução CE-2015 - DOC. CXV]
CAPÍTULO I - DO REGULAMENTO E DOS OBJETIVOS
Art. 1º ∟ Este regulamento visa à instrução quanto à confecção de atas e abrange todos os Concílios da IPB.
CAPÍTULO II - DO LIVRO DE ATAS
Art. 2º ∟ Os livros de atas dos concílios poderão ser confeccionados em meio digital ou manuscrito.
§ 1º - O livro deverá trazer sobre a capa os seguintes títulos: ATAS - nome, localidade, número do livro, data de abertura e encerramento e a sede do Concílio.
§ 2º - O livro deverá ser rubricado em todas as folhas pelo presidente e pelo secretário do Conselho ou secretário executivo em caso de Concílios superiores.
§ 3º - As atas serão rubricadas, nos termos do parágrafo anterior, por aqueles que exerceram as funções naquela reunião.
Art. 3º ∟ O livro deverá ser iniciado com competente TERMO DE ABERTURA no início da primeira página numerada, firmada pelo presidente do Concílio, devendo ser encerrado, outrossim com o indispensável TERMO DE ENCERRAMENTO, no fim da última página pautada.
§ 1º - A redação do TERMO DE ABERTURA seguirá o seguinte modelo:
Este livro, contendo (até 100) folhas eletronicamente numeradas e rubricadas, servirá para o registro das atas do Concílio do (nome do Concílio), sendo este livro de número (número do livro). Rev. (Presidente do Concílio), (Município e data). (Assinatura do presidente com caneta azul ou preta).
§ 2º - A redação do TERMO DE ENCERRAMENTO seguirá o seguinte modelo:
Este livro, contendo (até 100) folhas eletronicamente numeradas e rubricadas, serviu para o registro das atas do Concílio do (nome do Concílio), sendo este livro de número (número do livro). (Presidente do Concílio), (Município e data). (Assinatura do presidente com caneta azul ou preta) pelo presidente em exercício.
§ 3º - O TERMO DE ENCERRAMENTO deverá ser feito apenas quando do encerramento do livro.
Art. 4º ∟ Mediante justa razão, que será consignada em ata, é lícito ao Concílio trocar de livro, arquivando o existente.
Seção I - Do Livro Manuscrito
Art. 5º ∟ Este livro deverá ter os seguintes requisitos:
§ 1º - Ser de bom papel, bem encadernado, capa de papelão, coberto de pano, ou de outro material resistente;
§ 2º - Ser pautado, numerado tipograficamente em cada página ou folha e marginado em ambos os lados com três centímetros;
§ 3º - À margem externa da página devem ser registrados os assuntos da matéria contida no trecho da ata imediatamente ao lado e, na margem interna, e sempre que possível com tinta diferente, o número da página em que esteja registrada a emenda e correção, referente ao trecho imediatamente ao lado, correção esta que se encontrará no final da mesma ata, ou em atas posteriores.
§ 4º - Cor do caractere: Deverá ser utilizada, preferencialmente, a cor preta ou azul para a escrita.
§ 5º - Alinhamento: O texto deverá ser alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens.
§ 6º - Colunamento: O texto deverá ser composto por apenas uma coluna.
§ 7º - Fluxo do Texto: O texto de cada ata deverá iniciar-se na primeira linha da página. O texto deverá ser composto de um único parágrafo. O texto de cada ata deverá ocupar totalmente uma página. No caso do texto da ata, por si só, não completar a página até a sua última linha, a(s) linha(s) restante(s), logo após a assinatura do secretário, deverá(ão) ser inutilizada(s) com o uso de uma linha sinuosa, repetido em sequência, sem espaços vazios.
Seção II: Do Livro Digital
Art. 6º ∟ O livro digital deverá ter seu layout definido segundo as seguintes especificações:
§ 1º - TAMANHO DA FOLHA: Poderão ser utilizadas folhas de tamanho padrão do mercado, tais como: Carta (216 x 279 mm), A4 34 (210 x 297 mm), Ofício (216 x 315 mm). Não poderão ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior à 210 mm, devendo ser o tamanho escolhido o mesmo até o encerramento do livro.
§ 2º - TIPO DA FOLHA: Poderão ser utilizadas folhas soltas ou contínuas. No caso do uso de folhas contínuas, após a impressão, a remalina deverá ser destacada.
§ 3º - COR DO PAPEL: Poderão ser utilizadas quaisquer cores claras, tais como branco, salmão, rosa, azul claro e demais cores de tom pastel. Não poderão ser utilizadas cores berrantes, que dificultam a leitura e trazem cansaço aos olhos. A cor branca, no entanto, é a recomendada, por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto.
§ 4º - MARGENS: Deverá ser utilizada a medida de três centímetros para as margens direita, esquerda, superior e inferior, a partir da borda do papel. No caso de se utilizar folhas contínuas, a largura da remalina deverá ser desconsiderada, sendo a margem. contada a partir da borda real do papel. Essa medida refere-se ao resultado final, isto é, pode ser necessário informar ao software valores diferentes de 3cm, no caso de não conformidade dos valores informados ao software em relação à impressão propriamente dita.
§ 5º - DIREÇÃO DA IMPRESSÃO: O documento deverá ser impresso na sua posição vertical (RETRATO, ou PORTRAIT). Cada página será impressa em apenas um dos lados (o verso deverá permanecer EM BRANCO).
§ 6º - BORDAS: Poderão ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha.
§ 7º - FORMATAÇÃO: I. Fonte (tipo da letra): A fonte a ser utilizada deverá propiciar fácil leitura, de tamanho não menor que 3 mm e não maior que 5 mm. As seguintes fontes são sugeridas: Roman, Arial, Courier ou Times New Roman em tamanho 12 ou 14.
II. Caractere: Deve-se formatar o caractere sem uso das características MAIÚSCULAS (uppercase), NEGRITO (bold), SUBLINHADO (underline) e ITÁLICO (italic) O uso desses recursos de formatação fica restrito aos seguintes casos: Maiúsculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou para títulos e subtítulos no corpo da ata. Negrito: idem ao formato MAIÚSCULAS, com maior ênfase. Sublinhado: idem ao formato MAIÚSCULAS, com menor ênfase. Itálico: nas citações ou transcrições de textos e diálogos, entre aspas. Essas formatações diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se procurar, no entanto, evitar o uso constante dessas características, o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formatações. Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatação e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas.
III. Espaçamento do caractere: Deverá ser utilizado o espaçamento normal da fonte.
IV. Cor do caractere: Deverá ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir maior contraste. No caso de se optar por caracteres de outra cor, deve-se utilizar cores que contrastem com o papel, como azul escuro, vermelho escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou em tons pastéis tendem a um maior esforço da vista, e devem ser evitadas.
§ 8º - FORMATAÇÃO DO PARÁGRAFO:
I. Deslocamento da margem: O parágrafo deverá ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem.
II. Alinhamento: O Parágrafo deverá se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens. Na ausência desse recurso de justificação de parágrafo no software utilizado, pode-se utilizar o alinhamento à esquerda. Não são permitidos o alinhamento à direita e ao centro.
III. Colunamento: O texto deverá ser composto por apenas uma coluna.
IV. Fluxo do Texto: O texto de cada ata deverá iniciar-se na primeira linha da página, ser composto de um único parágrafo e ocupar totalmente uma página. (No caso do texto da ata, por si só, não completar a página até a sua última linha, a/s linha/s restante/s, logo após a assinatura do secretário, deverá/ão ser inutilizada/s com o uso do caractere hífen, repetido em sequência, sem espaços vazios).
§ 9º - AS NOTAS DE RODAPÉ: Deverão ser referenciadas no texto por números sequenciais, iniciando em 1 em cada ata:
I. Deverão utilizar a mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como por exemplo ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10 etc.;
II. Deverão ser separadas do corpo da ata por um traço contínuo, com aproximadamente 10 cm de extensão (ou seja, não deverá estender-se por toda a largura da página);
III. Esse recurso, quando bem utilizado, permitirá uma busca rápida de quaisquer informações que se deseje obter que estejam contidas na ata;
IV. As seguintes notas deverão sempre existir na ata: Número da ata, data e hora de início da reunião; membros presentes e ausentes; Leitura e aprovação da ata; chamadas aos assuntos discutidos na reunião, com referências resumidas; número da ata, data e hora de término da reunião.
Art. 7º ∟ O uso de resumo, anotações e observações é obrigatório, uma vez que completam e/ou facilitam a recuperação de informações da ata. Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPÉ (footnotes), presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade.
Art. 8º ∟ As atas serão armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada página acondicionada em plástico transparente.
§ 1º - O número de páginas de cada livro poderá variar de, no mínimo, 50 (cinquenta) ou, no máximo 100 (cem) folhas;
§ 2º - A última ata do livro deverá estar integralmente nele contida;
§ 3º - Dever-se-á encadernar as páginas, em brochura ou similar; sendo que o uso de espiral não é permitido, por possibilitar fácil desmembramento ou adulteração.
Art. 9º ∟ O uso de tabela e gráficos é opcional, porém, se utilizados, devem contribuir para o perfeito esclarecimento dos fatos e melhor compreensão da leitura do documento, e deverão estar inseridos no corpo da ata.
Parágrafo Único - Devem ser inseridas o mais próximo possível do trecho a que se referem, desde que não comprometam a sequência lógica do texto e, após a inserção, deve se usar o recurso de hifenização (preenchimento dos eventuais espaços em branco com hífen) e alinhamento de ambas as margens (esquerda e direita) para garantir um bom acabamento estético.
CAPÍTULO III: DO CONTEÚDO DAS ATAS
Art. 10 ∟ As atas devem conter:
§ 1º - Número da ata, nome do Concílio, a hora, data e local da reunião. Nomes próprios por extenso, quando referidos na ata pela primeira vez;
§ 2º - Os nomes usuais dos membros presentes do Concílio, e dos ausentes apontando- se quais dos presentes serviram respectivamente de Presidente e de dirigente da oração inicial, o que é imprescindível;
§ 3º - Os nomes mencionados na ata deverão sempre constar completos na primeira vez em que são citados. Posteriormente poder-se-á utilizar apenas o nome próprio, ou uma redução que permita identificação única;
§ 4º - Os numerais poderão ser representados na forma de algarismos. No caso de valores monetários que sejam de relevante importância, é conveniente completar a representação por algarismos com o valor expresso por extenso;
§ 5º - As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem:
Art. = Artigo
C.D. = Código de Disciplina
CI/IPB = Constituição da Igreja
Diác. = Diácono
I.P.B. = Igreja Presbiteriana do Brasil
Nº = Número
p.f. = próximo futuro
p.p. = próximo passado
PVRP = Presbitério do Vale do Rio Pardo
Pr. = Pastor
Pres. = Presidente
Presb. = Presbítero
Rev. = Reverendo
S.A.F. = Sociedade Auxiliadora Feminina
Sec. = Secretário
Tes. = Tesoureiro
U.C.P. = União de Crianças Presbiterianas
U.M.P. = União de Mocidade Presbiteriana
U.P.A. = União Presbiteriana de Adolescentes
U.P.H. = União Presbiteriana de Homens
§ 6º - O registro da leitura e aprovação da ata anterior, ou de seu adiamento, devendo-se neste caso acrescentar o motivo determinante dessa anormalidade quando necessário;
§ 7º - O registro de todas as resoluções tomadas pelo Concílio, não se devendo referir meras sugestões e propostas não-aprovadas, exceto se o proponente assim o requerer e isto lhe for concedido;
§ 8º - A declaração, finalmente, de que nada mais havendo que tratar, se encerrou a reunião, devendo-se ter o cuidado de registrar a hora de encerramento e o nome do dirigente da oração final, que nunca deve ser omitida;
§ 9º - As atas deverão conter no final o nome do secretário que as redigiu e o registro de quem as transcreveu, com a assinatura deste e quando necessário a assinatura do presidente.
Art. 11 ∟ As observações dos Concílios superiores, feitas após o exame dos Livros de Atas dos Concílios inferiores, deverão ser lavradas obedecendo-se ao mesmo padrão das atas adotado pelo Concílio ao qual pertence o livro.
§ 1º - Nos livros de atas eletrônicas as páginas deverão ser igualmente numeradas na sequência do livro.
§ 2º - Após a elaboração do termo de aprovação, o mesmo deverá ser assinado pelo Presidente do Concílio Superior, e então inserido no Livro de atas do Concílio.
Art. 12 ∟ As atas do Conselho da Igreja deverão conter ainda:
§ 1º - O nome do candidato à profissão de fé e o registro de que o mesmo foi examinado quanto à sua fé, conhecimento do Evangelho e a prática da vida cristã e se foi aceito ou não no Conselho da Igreja;
§ 2º - O relatório dos atos pastorais (nos termos do Parágrafo Único do art. 36 da CI/IPB) deverá conter os principais fatos ocorridos e todas as celebrações sacramentais havidas no interregno do Conselho devendo constar ainda nesse relatório os seguintes itens:
I. O número de vezes em que foi celebrada a Santa Ceia, com as respectivas datas, locais e nomes dos ministros celebrantes;
II. Comunicação de admissão de membros comungantes, acompanhados dos seguintes dados: data e lugar de nascimento, sexo, procedência religiosa, estado civil, profissão, endereço completo, se sabe ler e escrever, se foi ou não batizado na infância; data, local e modo de recepção (CI/IPB art.16 e alíneas), nome do celebrante, tendo-se o cuidado de anotar o número de ordem de admissão (quando for livro manuscrito essa informação deverá ser anotada à margem externa da ata).
III. Entrega dos dados relativos aos membros não-comungantes a serem arrolados, constando do nome, lugar e data do nascimento e sexo, nome dos pais e se ambos são professos ou qual deles o é; assim como o nome do celebrante, data (dia, mês e ano) e local do batismo, ou outras formas de recepção, tendo-se o cuidado de anotar à margem interna o número de ordem de admissão;
IV. Exposição sucinta dos principais fatos ocorridos na Igreja, como falecimentos e celebrações de cerimônia fúnebre, invocação da bênção matrimonial e casamento religioso (citando o número relativo ao Registro feito em livro próprio, conforme o art. 31 da Constituição da Igreja), mudanças de crentes e acontecimentos que demandem providências.
§ 3º - A transcrição da Ata da Assembleia Eclesiástica da Igreja local, referente à eleição de oficiais, ou de pastores, quando ocorrer esse fato.
§ 4º - A reunião em que se tratar de assuntos disciplinares deverá ser registrada em ata e livro específicos para este fim. Nunca se deve omitir a relação dos passos antecedentes ao ato de disciplina de membros de Igreja, ou o registro da oração que deve ser feita após, a favor dos irmãos disciplinados.
§ 5º - As observações do Presbitério, feitas após o exame dos Livros de Atas dos Conselhos, deverão ser confeccionadas obedecendo-se ao mesmo padrão das atas adotado pelo Conselho ao qual pertence o livro. As páginas deverão ser igualmente numeradas. Após a elaboração do termo de aprovação, o mesmo deverá ser assinado pelo Presidente do Presbitério, e então anexado ao Livro de atas do Conselho.
CAPÍTULO IV: DO MODO CORRETO DE LAVRAR AS ATAS
Art. 13 ∟ As atas deverão ser escritas sem entrelinhas, emendas ou rasuras.
Art. 14 ∟ Serão toleradas somente as abreviações de títulos, tratamentos de deferência e expressões consagradas pelo uso geral, bem como pelas praxes da Igreja Presbiteriana do Brasil.
Art. 15 ∟ Se na ata tiver havido algum engano, lapso de linguagem ou omissão, o Secretário poderá lavrar em seguida à mesma ata, novamente o competente AUTO DE CORREÇÃO, EMENDA ou ACRÉSCIMO.
Art. 16 ∟ Quando for necessário ou conveniente, no Conselho da Igreja, que o próprio presidente acumule as funções de Secretário, acrescentará as palavras “Presidente- Secretário” e se fizer as vezes de secretário ad-hoc, pela ausência fortuita do secretário efetivo, acrescentará à sua assinatura a expressão “Presidente e Secretário ad-hoc“.
Art. 17 ∟ No livro em que forem escritas as atas do Conselho da Igreja, após a última ata lavrada, antes da reunião ordinária do Presbitério, far-se-á o registro da estatística do movimento espiritual e do financeiro de cada ano.
Art. 18 ∟ O texto com o conteúdo propriamente dito da ata deverá ser, sempre que possível, dividido em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilização dos recursos de formatação de caractere (maiúsculas, negrito, itálico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes, permitindo uma rápida pesquisa posterior de informações no texto.
Parágrafo Único - As seguintes divisões do texto da ata são sugeridas:
I. ASSUNTOS INTERNOS: ata anterior, atividades realizadas, atos pastorais, visita dos presbíteros, informações da tesouraria, Congregações, Junta Diaconal, sociedades internas, escola dominical e zeladoria, entre outros assuntos;
II. ASSUNTOS EXTERNOS: Presbitério e outros Concílios e correspondências recebidas, entre outros assuntos.
Art. 19 ∟ As transcrições de documentos, tais como Atas da Assembleia, Estatutos, etc., deverão ser feitas obedecendo-se os mesmos critérios para confecção das atas, exceção feita às assinaturas, que não deverão constar.
Art. 20 ∟ Cada página será numerada sequencialmente, sendo que a primeira página de cada livro terá o número UM.
Parágrafo único - A numeração deverá ser informada no canto inferior ou superior direito de cada página, sendo que a fonte terá o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e será formatada apenas com negrito. Os termos de abertura e encerramento não serão numerados.
CAPÍTULO V: DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 21 ∟ Esse regulamento poderá ser modificado no todo ou em parte pelo SC/IPB ou a CE-SC/IPB.
Parágrafo Único - As propostas de alteração deverão ser encaminhadas ao SC/IPB ou à CE-SC/IPB e, se consideradas, baixadas à CSM para análise sistêmica.
Art. 22 ∟ São nulas de pleno direito quaisquer disposições que, no todo ou em parte, implícita ou expressamente, contrariarem ou ferirem a CI/IPB.
Art. 23 ∟ Este regulamento substitui o Regulamento Geral de Atas do Concílio e o Manual de Confecção de Atas Eletrônicas.
Art. 24 ∟ Revogam-se as decisões anteriores e aquelas que no todo ou em parte, contrariem este regulamento.
